Persondata

WEB Mariagerfjord Gymnasium 8854

Persondata for elever

Vi passer på dig – og dine personlige oplysninger 

 

På Mariagerfjord Gymnasium behandles dine personoplysninger, som enten afgives af dig, genereres eller på anden måde indsamles af os, når du er nuværende eller tidligere elev. Vi anvender dine personoplysninger til at administrere dit undervisningsforløb, herunder til at opfylde de forpligtigelser, der påhviler skolen i forbindelse med dit undervisningsforløb. Behandlingen af dine personoplysninger, som beskrevet nedenfor, sker på følgende behandlingsgrundlag:

- Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
- Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Når du starter på Mariagerfjord Gymnasium, modtager skolen en række oplysninger om dig fra Optagelse.dk. Det er dit navn, din adresse, dit telefonnummer, e-mailadresse og dit CPR-nr. samt de tilsvarende oplysninger om dine forældre eller værger.

Vi får også oplysninger om din tidligere skolegang: Hvilken skole du kommer fra, om du har haft tysk eller fransk og dine standpunktskarakterer. Hvis du har beskrevet dine studieplaner og givet en personlig præsentation, kommer de også til os. Endelig får vi dine prioriterede ønsker om uddannelse og uddannelsessted.

Alle disse oplysninger bruger vi til at sikre, at du har ret til at gå her og for at kunne tilrettelægge undervisningsforløbet for dig. Desuden har vi behov for at kunne komme i kontakt med dig og dine forældre/værger.

Kun de, der arbejder i skolens administration og ledelse samt elevvejlederne, har adgang til disse oplysninger.

I din gymnasietid

 

Når først undervisningen begynder, og du får din daglige gang på skolen, får vi mange nye informationer om dig. Det gælder selvfølgelig dit skema og dine karakterer, når du får nogen af dem, men det gælder også oplysninger om dit eventuelle fravær og dine egne oplysninger om årsagerne hertil. Disse oplysninger har dine lærere, elevvejledere, skolens administration og ledelse adgang til.

Hvis du bliver udfordret på manglende studieaktivitet, vil gymnasiet registrere (fraværssamtale, partshøring, advarsel) i Lectio som dokumentation og senere opfølgning. Elevvejledere, administration og ledelse har adgang til disse oplysninger.

Hvis du kommer i konflikt med studie- og ordensreglerne, kan du få en eller flere sanktioner, og dokumenterne herom vil blive gemt. Endelig vil der i Lectio blive gemt beskeder, dine svar på ikke-anonyme spørgeskemaer i Lectio og dine boglån. Du kan desuden blive bedt om dokumentation for sygdom, og sådanne attester gemmer vi sammen med alle de andre oplysninger. Disse oplysninger er kun tilgængelige for administrationen, ledelsen samt elevvejlederne.

I forbindelse med lån af bøger og adgang til digitale bøger videregiver vi oplysninger til fagpersoner i henhold til aftalen om fællesdataansvar, så du kan identificeres og kontaktes (navn, CPR-nummer eller unilogin, e-mailadresse og telefonnummer). Skolen har databehandleraftaler med de institutioner eller virksomheder, som vi samarbejder med.

De skriftlige afleveringsopgaver, du bliver bedt om at udfærdige, er din ejendom, men indtil videre bliver alle opgaver, der er afleveret digitalt, gemt i det studieadministrative system Lectio. Her har dine lærere, elevvejledere, skolens administration og ledelse adgang til. Lectio bruger desuden besvarelserne til deres plagiatkontrol.

Tilsvarende vil de eksamensopgaver, du kommer til at aflevere via Netprøver.dk (et ministerielt opgaveprogram), blive gemt i Styrelsen for IT og læring, der er en del af Undervisningsministeriet. Netprøver.dk bruger også dine besvarelser til plagiatkontrol. Det samme gælder, hvis du selv eller din lærer kontrollerer opgaven hos Urkund.se (et plagiat-program).

Hvis du har fortrolige samtaler med en lærer, en elevvejleder, vores socialpædagog eller skolepsykolog, bliver dine oplysninger ikke bragt videre, uden du har aftalt, hvad der skal siges. Det er klart, at det i mange tilfælde er en fordel for dig, at andre end lige den, du har snakket med, får noget at vide om en samtales indhold.

Lærere, elevvejledere, administration og ledelse kan have behov for at kontakte dig skriftligt. I langt de fleste tilfælde vil du få beskeder i Lectio. Både du og de personer, du skriver med, kan slette beskeden. Hvis ikke I selv sletter, så bliver den slettet 12 måneder efter, der sidst har været aktivitet i korrespondancen. Desuden er der situationer, hvor skolen vælger at sende mails i e-Boks til dig, og hvis du er under 18 år også til dine forældre/værger.

Der er nogle oplysninger, som skolen er forpligtiget til at gemme permanent ifølge Arkivloven. Det er dit navn, dit CPR-nr. og dit eksamensbevis. Vi gemmer også alle årskarakterer og prøvekarakterer (der ikke fremgår af eksamensbeviset), fordi du kan få brug for at dokumentere gennemførsel af dele af et fag.

Så længe du er elev på gymnasiet, gemmer vi din adresse, dit telefonnummer og dine mailadresse samt tilsvarende oplysninger på dine forældre/værge. Øvrige oplysninger slettes løbende. Fraværsårsager gemmes i det skoleår, de er aktuelle i. Fotos samt login-oplysninger slettes tre måneder efter, du ikke længere er på skolen. Personlige dokumenter og beskeder i Lectio slettes 18 måneder efter, der sidst har været aktivitet.

Du har mulighed for at få en kopi af alle de oplysninger, skolen har om dig, men vi har ingen oplysninger, som ikke enten er kommet til os fra Optagelse.dk, som du selv har givet os, eller som er fuldt synlige for dig i Lectio.

Billeder og samtykke


Mariagerfjord Gymnasium bruger billeder i trykte og digitale medier, så alle har mulighed for at følge med i skolens dagligdag. Gennem billeder og film fortæller vi de gode historier, deler viden og informerer om begivenheder, arrangementer og uddannelsestilbud.

Vi har stort fokus på, at offentliggørelsen skal overholde gældende lovgivning og almindelig moral og etik, og vi gemmer kun billeder og videomateriale, så længe de bidrager til skolens historie. Ingen skal føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, og derfor vurderer vi altid, hvad der er egnet til at dele med andre. Modtager vi evt. indvendinger, vil et billede eller en video blive fjernet i det omfang, det er muligt.

Skolen benytter billeder i to sammenhænge:

1. I vores studieadministrative system Lectio indsættes et portrætfoto af alle elever ved skolestart. På den måde bliver den interne kommunikation lettere, når man kan forbinde et ansigt med navnet. Lectio er et lukket system, som kun skolens elever og ansatte har adgang til.

2. Skolen benytter også billeder og videoer i trykte og digitale medier. Det kan fx være på gymnasiets hjemmeside, i nyhedsbreve, pressebilleder, sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn) og informationsmateriale til nye elever. Da dette betragtes som en behandling af personoplysninger, er et samtykke nødvendigt.

I undervisningen kan du blive bedt om at lave IT-produkter, hvor du optræder enten med lyd, billede eller video. Alle IT-produkter fra undervisningen må ikke offentliggøres eller deles med andre uden for klassen uden dit samtykke. 

Persondata for ansatte

Vi ved meget om dig – men vi siger det ikke til nogen

 

På Mariagerfjord Gymnasium behandles dine personoplysninger, som enten afgives af dig, genereres eller på anden måde indsamles af os, når du er ansat. Vi anvender dine personoplysninger til dels at dokumentere grundlaget for din ansættelseskontrakt samt din faglige og personlige udvikling og de ændringer, der sker i ansættelsesforholdene, indtil det ophører. Behandlingen af dine personoplysninger, som beskrevet nedenfor, sker på følgende behandlingsgrundlag:

- Varetagelse af samfundsinteresser eller offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
- Dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Skolen arbejder generelt efter FIINT-princippet: få informationer i nødvendig tid. Der er imidlertid rigtig mange oplysninger, som skolen er nødt til at opbevare i kortere eller længere tid. De fleste oplysninger har vi indsamlet for at kunne opretholde et ansættelsesforhold. En del af de oplysninger gemmer vi for at kunne svare på senere henvendelser fra den ansatte selv, men også pga. krav fra arkivlovgivningen, eller fordi oplysningerne kan danne grundlag for eventuelle retstvister osv.

Nedenfor er gennemgået, hvilke oplysninger, skolen gemmer, hvorfor det sker, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvor længe de gemmes.

Stillingsansøger


Oplysninger, der gives i forbindelse med ansøgning og ansættelse er nødvendige, for at skolen kan bedømme ansøgerens uddannelse, kompetencer, anciennitet og egnethed til jobbet.

Stillingsansøgning til opslåede stillinger

Vi modtager:
- Ansøgers navn og kontaktoplysninger.
- Ansøgningens ansøgning og diverse dokumentationer hertil.

Skolen kan forud for ansættelsen efterspørge yderligere oplysninger om tidligere beskæftigelse eller uddannelser, som ansøger kan vælge at afgive.

Når du søger stillinger via Gymnasiejob.dk, er du underlagt de betingelser, de stiller. Selv om du senere beder om at få slettet din historik, bliver oplysningen om, at du har søgt stillingen (men ikke selve ansøgningen) gemt, så ansøgningsstedet kan se det.

Stillingsansøgning uden opslag, herunder ansøgning om praktik m.v.

Gymnasiet modtager ansøgningen med de oplysninger, som ansøger har ønsket at afgive. Skolen kan eventuelt efterspørge yderligere oplysninger om tidligere beskæftigelse eller uddannelser, som ansøger kan vælge at afgive.


Ved manglende ansættelse

Hvis ansøger afgiver samtykke herom, kan gymnasiet vælge at opbevare udvalgte ansøgninger i op til 12 måneder i den hensigt at kunne rette henvendelse til ansøger, hvis der opstår behov for nye ansættelser.

Ved ansættelsen

 

Skolen udarbejder en aftale og indstilling til ansættelse, hvor løn- og ansættelsesforhold aftales i samarbejde med den ansattes aftaleberettigede organisation. For at fastsætte den korrekte anciennitet har skolen behov for dokumentationer for tidligere ansættelser og eksamensbeviser. I fortsættelse heraf udarbejdes et ansættelsesbrev med oplysninger om ansættelsestid, løn og arbejdstid. Den aftaleberettigede organisation modtager en kopi heraf.

Skolen indhenter en børneattest, som arkiveres i den digitale personalemappe sammen med oplysningerne, der fremkommer ved stillingsansøgningen. Det er kun ledelsen og det administrative personale, der har adgang til den digitale personalemappe. Du har ret til at kende indholdet i din egen mappe.

Den nyansatte oprettes i de administrative systemer (Lectio og Silkeborg Data) med oplysninger om navn, cpr, faglige kompetencer, anciennitet, løn, ansættelsestidspunkt og omfang, telefonnummer, privat e-mail og adresse, så skolens administration kan håndtere opgavetildeling, løn og andre administrative basalfunktioner.

Der arkiveres:

- Dokumentationer fra tidligere ansættelser og eksamensbeviser.
- Aftaler vedrørende løn- og ansættelsesforhold suppleres løbende under ansættelsen, fx ved tildeling af lokalløn, engangsvederlag m.v.
- Referater af eventuelle tjenstlige samtaler udfærdiget af rektor og underskrevet af den ansatte.
- Skriftlige påtaler og advarsler.
- Referater af medarbejderudviklings- og statussamtaler udfærdiget af nærmeste leder og underskrevet af den ansatte.
- Notater fra eventuelle samtaler med elever og andre ansatte udfærdiget af nærmeste leder, vicerektor eller rektor. Af hensyn til elevernes og de øvrige ansattes anonymitet vil sådanne notater normalt kun være tilgængelige for den ansatte i anonymiseret gengivelse.
- Skolen indsamler og arkiverer løbende oplysninger om sygefravær, placering og afholdelse af ferie-fridage og øvrige former for tjenestefrihed.
- Skolen indsamler oplysninger om deltagelse i faglig efteruddannelse og andre former for efteruddannelse.
- Desuden arkiveres alle skriftlige henvendelser i øvrigt fra lærer til ledelse og omvendt, hvis de vedrører eller kan have indflydelse på ansættelsens varighed eller vilkår.

Oplysningerne opbevares i den digitale personalemappe og er – med de begrænsninger der er anført – tilgængelige for den enkelte ansatte.

Portrætfotos og situationsfotos


Skolen offentliggør lærernavn, lærerens fag og e-mailadresse på hjemmesiden. Efter samtykke fra læreren desuden privat telefonnummer. Oplysningerne lægges frem af hensyn til kommunikation med elever, forældre, lærere på andre skoler og øvrige kontakter, som lærerne har i kraft af deres arbejde.

Skolen foranstalter, at den ansatte bliver fotograferet. Portrætfotoet bruges til en oversigtsplanche ved skolens indgang, til offentliggørelse på Lectio bag login og på skolens hjemmeside. Den ansatte får mulighed for at afgive samtykke til denne fotografering straks efter ansættelsen.

Samtykket til både offentliggørelse af portrætfoto og privat telefonnummer kan ophæves uden konsekvenser for ansættelsen og uden begrundelse. Samtykker kan tilbagekaldes ved skriftligt at henvende sig til skolens administration. 

Situationsfotos på hjemmesiden opfattes som en del af skolens oplysningspligt. Fotos af enkelte ansatte med navns nævnelse i trykte publikationer kan benyttes ved alene mundtligt samtykke i hvert enkelt tilfælde.

I undervisningen kan elever blive bedt om at lave IT-produkter, hvor ansatte optræder enten med lyd, billede eller video. Generelt gælder, at du altid må frasige dig fra deltagelse. Hvis du deltager, skal du give samtykke hertil.

Opbevaring af oplysninger


Skolen opbevarer alle oplysninger om den ansatte i 5 år efter ansættelsens ophør. Herefter opbevares i skolens arkiv alene oplysninger om navn, eventuelle fag og ansættelsens varighed.

I det studieadministrative system Lectio opbevares den ansattes skema, kommunikation via beskedfunktionen (som den ansatte ikke har slettet) og dokumenter (som den ansatte ikke har slettet). Skolen arbejder på en mere effektiv sletning i Lectio af historiske oplysninger uden nutidsværdi.

For udvalgte fratrådte ansatte (født den 1. i en måned) videregives alle oplysninger til Rigsarkivet.

Dine rettigheder

  • Du har ret til at anmode om indsigt i de oplysninger, som Mariagerfjord Gymnasium behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.
  • Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for Mariagerfjord Gymnasiums almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Mariagerfjord Gymnasiums behandling af dine personoplysninger.
  • Du har en særlig ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har i visse tilfælde ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til at blive slettet eller ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk (nyt vindue). 

Ønsker du at udøve nogle af ovenstående rettigheder, bedes du kontakte os.

 

Anvendelse af cookies på hjemmesiden

LÆS OM HJEMMESIDENS BRUG AF COOKIES

Klagemulighed

Du har ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, hvis du mener, at Mariagerfjord Gymnasium ikke behandler dine data i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler.

Du kan læse mere om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk (nyt vindue).

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

 

 

Kontakt vedr. Persondatabeskyttelse

  • GDPR ansvarlig: Hans Holme. Tlf. 21 13 73 55, mail hhh@mf-gym.dk
  • DPO: Anne Lene Pugholm, IT Center Nord. Tlf. 72 50 59 75, mail alpu@itcn.dk
  • Tilbagetrækning af samtykke: Henvendelse på skolens kontor eller på mail mf@mf-gym.dk